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CARRERA 5 # 27 - 70 SUR ZONA INDUSTRIAL NEIVA

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S.


Esta política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y será aplicada por DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión y de todas aquellas actividades que constituyan el tratamiento de datos personales suministrados a ésta empresa.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S., Ubicada en la Carrera 5 No. 27 - 70 Sur, Neiva - Huila, página web www.tropihuila.com.co, correo electrónico protecciondedatos@tropihuila.co y teléfono (578) 8630852 – 8630873 - 8630874.
2. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales por usted proporcionados a DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. serán almacenados en nuestras bases de datos y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

Con Clientes:

Con Empleados, prestadores de servicios y aspirantes:

Con Proveedores:

Con accionistas

3. TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES.

En cuanto al tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. Adecua todas las medidas necesarias para su protección y señala lo siguiente:


4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de datos personales manejados por DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos de tal manera que se satisfagan los propósitos de ley:


5. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Para ejercer sus derechos como titular podrá contactarnos de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 5:30 PM a los teléfonos (578) 8630852 – 8630873 - 8630874, al correo electrónico protecciondedatos@tropihuila.co, o enviar correo físico a la dirección Carrera 5 No. 27 - 70 Sur. Para efectos de una ágil y correcta atención tenga en cuenta que en todos los casos deberá indicar la siguiente información.


Si lo desea podrá diligenciar el formato para Reclamaciones de tratamiento de datos personales solicitándolo al correo protecciondedatos@tropihuila.co, o pedirlo en nuestras instalaciones físicas ubicadas en la Carrera 5 No. 27 - 70 Sur, en la ciudad de Neiva.

Consultas: Se resolverán en un término máximo de tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 3 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: Cuando se advierta que la información contenida en una base de datos de DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, rectificación o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar reclamación a través de cualquiera de los canales de comunicación señalados anteriormente. Una vez recibida la respectiva reclamación DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. contará con el término de cinco (5) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de que DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo, DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

6. CESIÓN DE DATOS.

Cuando por motivos contractuales los PROVEEDORES de DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. soliciten la cesión de las bases de datos que maneja la empresa, deberá solicitarlo mediante documento escrito enviado al correo electrónico protecciondedatos@tropihuila.co o a la Carrera 5 No. 27 - 70 Sur, en la ciudad de Neiva; en tal documento deberá expresar de manera clara e inequívoca la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de esa base datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S., y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. cuenta con las medidas de seguridad humana, administrativa y técnica para proteger la información de los Titulares, e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S., encargados del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la empresa.

8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos de DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales. Una vez vencidos estos plazos y según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los datos reposarán por un periodo de diez (10) años contados a partir del fin de la relación con DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S.; posteriormente se procederá con la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.

Del plazo aquí indicado se exceptúan las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral, las cuales deberán ser conservadas durante la vigencia jurídica de la empresa. En caso de liquidación de la sociedad el liquidador deberá entregar a todos los empleados, copia de la historia laboral. Parágrafo: Una vez cumplidos los plazos aquí estipulados o los plazos dispuestos por ley para la conservación de documentos, DISTRIBUIDORA TROPIHUILA S.A.S. procederá con la destrucción física y/o magnética de la información contenida en sus bases de datos.

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FRED ALBERTO OSORIO MORA
Representante Legal